Jak obniżyć koszty sprzątania bez pogarszania jakości? 9 sposobów dla firm i zarządców

Rachunek za sprzątanie można obniżyć na dwa sposoby. Pierwszy: znaleźć tańszą firmę. Drugi: przestać płacić za to, czego obiekt nie potrzebuje, i dopilnować tego, czego potrzebuje naprawdę. Pierwszy sposób działa zwykle do pierwszej skargi. Drugi działa latami.

Od 2011 roku przejmujemy biura, osiedla i hale po innych wykonawcach. Często zaczynamy od tych samych poprawek: spisujemy zakres, który wcześniej mieścił się w jednym zdaniu, dzielimy obiekt na strefy z różną częstotliwością i wpisujemy prace okresowe do kalendarza. Niżej masz 9 takich sposobów i listę miejsc, na których oszczędzać nie warto.

Najwięcej daje dopasowanie zakresu do tego, jak obiekt jest naprawdę używany. Kuchnia, toalety i wejście potrzebują codziennej uwagi, archiwum czy magazynek — nie. Do tego prace okresowe zaplanowane z góry, jedna umowa zamiast kilku i kontrola, która pozwala egzekwować standard bez zmiany firmy co pół roku.

Umowa „sprzątanie biura 3 razy w tygodniu” nie mówi, co dokładnie jest robione. Płacisz wtedy za obecność ekipy, a nie za efekt. Lista pomieszczeń z czynnościami i częstotliwością pozwala porównać oferty jeden do jednego i od razu pokazuje, za co płacisz. U nas toalety, kuchnie, okna, garaż, zieleń i zima to osobne pozycje w ofercie, z ceną przy każdej z nich. Gotowy wzór zakresu zrobisz w generatorze zapytania ofertowego.

Nie wszystko trzeba sprzątać tak samo często. Kuchnia, toalety i wejście — codziennie. Open space i gabinety — 2–3 razy w tygodniu w mniejszym biurze. Archiwum, magazynek czy rzadko używana sala — raz w tygodniu. Tabelę dla biur według liczby osób znajdziesz we wpisie jak często sprzątać biuro.

Ile to daje? W biurze do 100 m² serwis codzienny kosztuje u nas od 2 200 zł netto miesięcznie, a serwis 2–3 razy w tygodniu 1 050–1 500 zł. Różnica to co najmniej 700 zł miesięcznie. Nie trzeba wybierać między „wszystko codziennie” a „wszystko rzadziej”: kuchnię i toalety można zostawić w rytmie codziennym, a resztę biura sprzątać rzadziej. Cenę takiego wariantu podajemy po wizji.

Na osiedlach działa to tak samo. Po pierwszym miesiącu i pierwszym raporcie korygujemy harmonogram — czasem okazuje się, że piwnice wystarczy robić raz w miesiącu, a altana wymaga serwisu codziennie.

Piasek i brud działają na posadzkę jak papier ścierny. Im mniej wniesiesz go na butach, tym wolniej zużywa się posadzka i tym rzadziej trzeba ją doczyszczać maszynowo. Wycieraczka przed drzwiami i druga w środku, na tyle długa, żeby zmieściło się na niej kilka kroków, to najtańsza inwestycja w czystość. Jesienią i zimą wejście myje się częściej — i to jest dobrze wydany koszt.

Wykładzina prana co 6–12 miesięcy i posadzka czyszczona maszynowo raz albo dwa razy w roku służą dłużej. Gdy te prace czekają „na kiedyś”, po kilku latach zostaje renowacja albo wymiana, a to zwykle kosztuje więcej niż regularna konserwacja. Prace okresowe planujemy w rocznym harmonogramie, więc koszt znasz z góry. Szczegóły: pranie wykładzin i maszynowe czyszczenie posadzek.

Stały serwis robimy po godzinach albo rano przed otwarciem. Osoba na miejscu przez cały dzień (serwis dzienny) kosztuje 45–70 zł netto za godzinę, zwykle minimum 3 godziny dziennie, więc ma sens przy dużym ruchu: recepcja, kilkadziesiąt osób, sale konferencyjne zajęte od rana. W mniejszym biurze wystarczy serwis wieczorem, a w ciągu dnia porządek po sobie w kuchni. Porównanie obu wariantów: sprzątanie biura w dzień czy po godzinach.

Osobna firma od codziennego sprzątania, osobna od okien, od wykładzin i od posadzek to kilka umów, kilka faktur i kilka osób do pilnowania. Czas office managera czy zarządcy też kosztuje. Codzienne sprzątanie i prace okresowe można objąć jedną umową z jednym koordynatorem, a firmy z kilkoma oddziałami wyceniamy jako jedną umowę. Na osiedlach w jednej umowie mieszczą się klatki, garaż, teren, zieleń i zima.

W naszym abonamencie środki czystości i sprzęt są w cenie. Papier, ręczniki i mydło do toalet możemy dostarczać w ramach umowy — wtedy są na jednej fakturze i nikt w biurze nie musi pilnować zapasów. Niezależnie od tego, z kim pracujesz, zapisz, kto kupuje te rzeczy, żeby nie płacić za nie dwa razy.

Zima, liście, koszenie i mycie okien mają swój rytm. Na osiedlach zimowe utrzymanie rozliczamy według opadów, więc nie płacisz za dyżur w bezśnieżnym grudniu, a cena za stałe sprzątanie części wspólnych jest taka sama przez cały rok. Jak zapisać zimę w umowie, opisaliśmy w tekście umowa na odśnieżanie osiedla — 9 punktów. W biurze sezon zmienia głównie wejście: jesienią i zimą myje się je częściej.

Zmiana wykonawcy też kosztuje: miesiąc wypowiedzenia, w którym stara firma już się nie przykłada, pierwsze tygodnie nowej, przekazanie kluczy i zasad. Taniej jest egzekwować standard. W biurach po każdym serwisie robimy raport zdjęciowy, na osiedlach ekipa wypełnia kartę kontroli jakości, a raz w miesiącu zarząd dostaje raport. Gotową kartę do sprawdzania sprzątania zrobisz w generatorze karta kontroli czystości. A jeśli zmiana jest konieczna, zobacz, jak przeprowadzić zmianę firmy sprzątającej w biurze w 14 dni.

Na toaletach, kuchni, wejściu zimą i zastępstwach. To miejsca, w których każde cięcie od razu widać: wracają skargi, a brud z wejścia niszczy posadzki w całym budynku. Tak samo z ceną — stawka, która nie pokrywa zakresu, zwykle kończy się tym, że część zakresu po cichu znika.

To zależy od wielkości obiektu i od tego, co wliczysz w koszt: urlopy i zastępstwa, środki, sprzęt i czas na organizację pracy. Porównanie krok po kroku znajdziesz we wpisie własny pracownik czy firma sprzątająca.

Biuro do 100 m² sprzątane raz w tygodniu kosztuje u nas od 550 zł netto miesięcznie, 2–3 razy w tygodniu 1 050–1 500 zł, a codziennie od 2 200 zł. Większe biura liczymy według stawki 8–18 zł netto za m² miesięcznie przy serwisie 2–5 razy w tygodniu. Na osiedlach stałe sprzątanie części wspólnych to 2,50–6 zł netto za m² miesięcznie albo 350–600 zł za klatkę.

Przykłady dla konkretnych metraży: ile kosztuje sprzątanie biura w Warszawie i ile kosztuje sprzątanie klatki schodowej.

Na wizji przejdziemy obiekt strefa po strefie i zaproponujemy częstotliwość dla każdej z nich. Ofertę z ceną przy każdej pozycji wyślemy w 24 godziny od oględzin. Opisz obiekt w formularzu — w dni robocze oddzwaniamy w ciągu godziny.

Zobacz też: sprzątanie biur w Warszawie, sprzątanie osiedli i wspólnot, jak wybrać firmę sprzątającą do biura i cennik usług sprzątających.

Autor: Michał Budnik — właściciel BOGOclean, od 2011 roku prowadzi firmę sprzątającą z Warszawy, która obsługuje ponad 300 obiektów: biura, osiedla, hale, szkoły i wydarzenia.