Przejęcie osiedla po innej firmie sprzątającej: 12 kroków dla zarządcy

Zarządca zmienia firmę sprzątającą zwykle wtedy, gdy skargi mieszkańców stają się częstsze niż serwisy. Problem w tym, że sama zmiana wykonawcy bywa równie uciążliwa jak zły wykonawca: miesiąc wypowiedzenia, w którym stara firma już nie przykłada się do pracy, pierwszy tydzień nowej, w którym nikt nie wie, gdzie są klucze do śmietnika, i mieszkańcy, którzy pytają na klatce, kto to w ogóle jest. Od 2011 roku przejmujemy osiedla po innych firmach — poniżej dokładnie, jak to zrobić, żeby budynek nie został ani jednego dnia bez obsługi.

Przez piętnaście lat wysprzątaliśmy ponad 190 000 m² części wspólnych w Warszawie i okolicach. Większość z tych budynków przejęliśmy po kimś. Ten tekst to lista tego, co w takim przejęciu musi się wydarzyć — po stronie zarządcy i po naszej.

Nie każda skarga oznacza, że trzeba zmieniać wykonawcę. Zanim wypowiesz umowę, sprawdź trzy rzeczy:

Jeśli po rozmowie z firmą nic się nie zmienia przez miesiąc — zmieniaj. Dalsze przypominanie kosztuje Twój czas, a mieszkańcy i tak obwiniają zarządcę, nie firmę.

1. Sprawdź okres wypowiedzenia w obecnej umowie. Zwykle to 1–3 miesiące ze skutkiem na koniec miesiąca. Od tej daty liczymy wszystko wstecz. Jeśli umowa ma kary za wcześniejsze rozwiązanie, policz je — czasem taniej jest dotrwać do końca okresu.

2. Umów wizję lokalną, zanim wypowiesz. Przyjeżdżamy zwykle w ciągu 2 dni od kontaktu. Przechodzimy budynek klatka po klatce, garaż, teren, altanę śmietnikową. Pytamy, co nie działało u poprzedniej firmy — to zwykle najważniejsza część oferty.

3. Odbierz ofertę rozpisaną na pozycje — w 24 godziny. Nie samą stawkę za m², tylko harmonogram: każda pozycja z częstotliwością i ceną. Taką ofertę można położyć na stole na zebraniu wspólnoty i obronić przed sąsiadami. Przy okazji zobaczysz, czego w dotychczasowej umowie brakowało.

4. Porównaj zakres, nie cenę. Oferta za 1,60 zł za m² i oferta za 2,50 zł rzadko dotyczą tej samej pracy. Przy stawce poniżej dwóch złotych nie da się uczciwie zapłacić ludziom, kupić chemii i utrzymać zastępstw. Takie oferty kończą się po kwartale albo dopłatą.

5. Decyzja zarządu lub uchwała. We wspólnocie zmiana wykonawcy zwykle wymaga decyzji zarządu, a przy większych kwotach uchwały. Oferta rozpisana na pozycje skraca tę dyskusję, bo odpowiada na pytanie „za co płacimy” zamiast „ile”.

6. Wypowiedz umowę na piśmie, z datą końcową. Potwierdź z dotychczasową firmą ostatni dzień serwisu i termin zwrotu kluczy, pilotów i kodów. Poproś o protokół zdania — oszczędzi to sporów o brakujące klucze.

7. Podpisz nową umowę z datą startu dzień po końcu starej. Od podpisania do pierwszego serwisu potrzebujemy 3 dni roboczych, więc umowę warto podpisać najpóźniej tydzień przed startem. W umowie wpisujemy: harmonogram z częstotliwością, godzinę graniczną odśnieżania, czas reakcji na zgłoszenie, zasady kluczy.

8. Przekaż klucze, kody i piloty protokołem. Dostęp dostaje wyłącznie imiennie wskazana ekipa i koordynator obiektu. Zasady przechowywania są w umowie, a za ewentualną szkodę odpowiada nasza polisa OC na 300 000 zł.

9. Poznaj koordynatora z imienia i nazwiska. Jeden numer telefonu do wszystkiego: zgłoszenia, zmiany w harmonogramie, interwencje. Dla administracji i zarządu zakładamy grupę w komunikatorze.

10. Powiadom mieszkańców. Ogłoszenia na klatkach wywieszamy sami: kto sprząta, od kiedy, gdzie zgłaszać uwagi. Mieszkaniec, który wie, do kogo dzwonić, nie dzwoni do administratora.

11. Pierwszy tydzień: doczyszczanie gruntowne — bez dodatkowej opłaty. Osad na płytkach, czarne fugi przy cokołach, prowadnice wind, lamperie, kosze. Zaczynamy od doprowadzenia budynku do porządku, który potem po prostu utrzymujemy. Mieszkańcy widzą różnicę w pierwszym tygodniu, a nie po kwartale.

12. Po miesiącu: pierwszy raport i korekta harmonogramu. Raport z wykonanych prac, zgłoszeń i poprawek. Na jego podstawie dopasowujemy częstotliwość — czasem okazuje się, że piwnice wystarczy robić raz w miesiącu, a altana wymaga serwisu codziennie.

Im więcej dostaniemy na starcie, tym mniej pytań w pierwszym tygodniu. Lista rzeczy, które warto mieć przygotowane:

Nie masz części z tego? Nic nie szkodzi — ustalimy na wizji i spiszemy w protokole przejęcia.

Stałe sprzątanie części wspólnych to orientacyjnie 2,50–6 zł za m² miesięcznie albo 350–600 zł za klatkę miesięcznie, zależnie od metrażu, liczby pięter, posadzki i częstotliwości. Przy kilku klatkach w jednym budynku stawka za klatkę spada o kilkanaście procent. Garaż podziemny: utrzymanie cykliczne od 5 zł za m², doczyszczanie maszynowe od 10 zł za m². Zieleń i zimowe utrzymanie wyceniamy indywidualnie; zimę rozliczamy według opadów, więc nie płacisz za dyżur w bezśnieżnym grudniu.

Cena za stałe sprzątanie jest niezmienna przez cały rok, a pierwsze doczyszczanie po przejęciu jest bez dodatkowej opłaty. Pełny cennik i zakres: sprzątanie osiedli w Warszawie. Listy referencyjne od zarządcy nieruchomości i spółdzielni mieszkaniowej, dla których sprzątamy, są na stronie referencji.

Umów bezpłatną wizję — przyjedziemy w ciągu 2 dni, a w 24 godziny od oględzin wyślemy ofertę rozpisaną na pozycje, gotową na zebranie zarządu. Pracujemy w całej Warszawie i do 40 km od miasta.

Zobacz też: oferta dla zarządców nieruchomości i przewodnik: jak zorganizować sprzątanie wspólnoty mieszkaniowej.

Autor: Michał Budnik — właściciel BOGOclean, od 2011 roku prowadzi firmę sprzątającą z Warszawy, która obsługuje ponad 300 obiektów: osiedla, biura, hale, szkoły, salony samochodowe i wydarzenia.