Jak często sprzątać biuro? Kompletny poradnik dla firm

Odpowiedź na pytanie o częstotliwość sprzątania biura brzmi inaczej dla firmy z 5 pracownikami i inaczej dla korporacji zajmującej trzy piętra biurowca. Nie istnieje jedna właściwa częstotliwość — jest natomiast kilka konkretnych czynników, które pomagają ją ustalić. Ten artykuł omawia je kolejno, razem z praktycznymi wskazówkami.

To punkt wyjścia. Każda osoba, która pojawia się w biurze, wnosi brud, zostawia ślady na kuchni, korzysta z toalety i dotyka klamek. Im więcej pracowników, tym szybciej narastają zabrudzenia i tym częstszy musi być serwis, żeby utrzymać standard.

Orientacyjna zasada: przy biurze do 5 osób wystarczają 2 serwisy tygodniowo. Przy 10–20 osobach optymalny jest serwis codzienny lub 4–5 razy w tygodniu. Przy biurach powyżej 50 osób — codziennie, a w przypadku kuchni i toalet — wielokrotnie w ciągu dnia.

Biuro prawnicze z regularnymi spotkaniami z klientami wymaga wyższego standardu niż zaplecze techniczne, gdzie pracownicy rzadko przyjmują gości. Sala konferencyjna używana kilka razy dziennie potrzebuje serwisu po każdym spotkaniu lub przynajmniej każdego ranka. Recepcja i lobby — strefy pierwszego kontaktu — sprzątane są zazwyczaj codziennie, a w obiektach reprezentacyjnych serwis dzienny bywa realizowany kilka razy dziennie.

Kuchnia i aneks kawowy to strefa o najwyższej intensywności zabrudzenia. Blat z okruchami, zatłuszczone klamki szafek, zalewka z kawy na ekspresie — to nagromadza się błyskawicznie. Kuchnia powinna być sprzątana codziennie niezależnie od liczby pracowników.

Toalety wymagają codziennego serwisu ze szczególnym naciskiem na dezynfekcję — klamki, bateria, deski sedesowe. Przy dużej liczbie użytkowników — kilkukrotnie w ciągu dnia.

Sala konferencyjna — po każdym dużym spotkaniu lub codziennie, jeśli używana intensywnie. Stoły konferencyjne, krzesła i sprzęt AV to strefy, które wymagają mycia i dezynfekcji.

Recepcja — codziennie, często z serwisem uzupełniającym w ciągu dnia.

Poza codziennym sprzątaniem część usług realizowana jest w innych cyklach i wymaga osobnego zaplanowania.

Mycie okien — w biurach przy ruchliwych arteriach Warszawy optymalny cykl to co kwartał. W spokojniejszych lokalizacjach — dwa razy w roku wystarczy.

Ekstrakcyjne pranie wykładzin — w biurach z intensywnym ruchem co 6 miesięcy, w mniej obciążonych — raz w roku.

Maszynowe czyszczenie i polimeryzacja posadzek — raz lub dwa razy w roku w zależności od intensywności użytkowania.

Częstotliwość sprzątania biura nie powinna być stała przez cały rok — powinna reagować na zmiany sezonowe, które bezpośrednio wpływają na tempo narastania zabrudzeń.

Jesień i zima to okres wzmożonego zanieczyszczenia. Pracownicy wnoszą na butach błoto, piasek i sól z chodników. Maty wejściowe zapełniają się kilkukrotnie szybciej niż latem. Klamki i wyłączniki są częściej dotykane przez osoby z infekcjami. W tym okresie warto rozważyć zwiększenie częstotliwości serwisu o jeden dzień w tygodniu lub rozszerzyć zakres o dezynfekcję punktów dotykowych, jeśli nie była w standardowym zakresie.

Wiosna to optymalny moment na serwisy gruntowne — mycie okien po sezonie zimowym, pranie wykładzin, polimeryzację posadzek. Naturalne światło wpadające przez czyste okna ujawnia zabrudzenia, które przez zimę były mniej widoczne. To też dobry moment na przegląd umowy z firmą sprzątającą i ewentualną korektę zakresu na kolejne miesiące.

Lato, szczególnie w biurach przy parkach i terenach zielonych, to czas wzmożonego pylenia. Pyłki roślin osiadają na szybach, parapetach i tapicerce. Przy biurach z oknami wychodzącymi na place lub ulice — kurz z rozgrzanego asfaltu i wzmożony ruch samochodowy robią swoje. Klimatyzacja w pełnym sezonie może też wymagać przeglądu filtrów.

BOGOclean planuje harmonogram roczny z Klientem przed wdrożeniem, uwzględniając sezonowość i specyfikę lokalizacji biura. To eliminuje konieczność reagowania ad hoc i daje Klientowi pewność, że standard jest utrzymany przez cały rok bez konieczności samodzielnego monitorowania.

Najwygodniejszym rozwiązaniem jest podpisanie umowy z firmą sprzątającą, która przejmuje odpowiedzialność za cały harmonogram — w tym serwisy codzienne, tygodniowe i cykliczne. BOGOclean planuje harmonogram po wizji lokalnej i dostosowuje go do specyfiki biura oraz rytmu pracy.

Alternatywą jest samodzielne zarządzanie harmonogramem z kilkoma dostawcami — co zazwyczaj oznacza wyższą łączną cenę, więcej koordynacji i brak jednego punktu odpowiedzialności.

Czy codzienne sprzątanie biura jest konieczne? Przy biurze powyżej 10 osób — zazwyczaj tak, szczególnie w strefach kuchni i toalet. Mniejsze biura mogą funkcjonować przy serwisie 3–4 razy w tygodniu, jeśli pracownicy dbają o bieżący porządek.

Jak często czyścić klimatyzację w biurze? Filtry klimatyzacji powinny być czyszczone co najmniej raz w roku — najlepiej przed sezonem letnim. To zadanie leży zazwyczaj po stronie serwisu technicznego budynku lub instalatora, nie firmy sprzątającej.

Czy sprzątanie biura w weekend jest dobrym pomysłem? Tak — weekend to czas, kiedy biuro jest puste, a ekipa może pracować bez zakłócania pracy. Serwis weekendowy warto łączyć z usługami, które wymagają dłuższego czasu realizacji — myciem okien, praniem wykładzin lub polimeryzacją posadzki.

Jak często dezynfekować punkty dotykowe w biurze? W standardowym biurze — raz dziennie jako element codziennego serwisu. W sezonie chorobowym lub przy podwyższonym ryzyku — częściej, nawet kilka razy w tygodniu. BOGOclean stosuje dezynfekcję klamek, wyłączników i sprzętu biurowego jako element standardowego serwisu.

Czy firma sprzątająca powinna przychodzić w czasie pracy biura? Niekoniecznie — i zazwyczaj nie jest to preferowane rozwiązanie. BOGOclean realizuje większość serwisów biurowych wieczorem, nocą lub rano przed otwarciem, tak by nie zakłócać pracy pracowników.