Najczęstszy powód, dla którego biura zostają przy złej firmie sprzątającej, nie ma nic wspólnego z ceną. To strach przed tym, co będzie „pomiędzy”: tydzień bez sprzątania, klucze u kogoś, kto już nie pracuje, i nowi ludzie, którzy nie wiedzą, gdzie jest kuchnia. Niepotrzebnie. Dobrze zaplanowana zmiana firmy sprzątającej trwa 14 dni, nie ma w niej ani jednego dnia przerwy, a office manager robi w niej trzy rzeczy: wysyła wypowiedzenie, chodzi po biurze z nową firmą na wizji i podpisuje dwa protokoły kluczy. Poniżej cały proces — od sygnałów, że czas zmienić firmę, przez wypowiedzenie, po plan przejęcia dzień po dniu i listę przekazania do wydruku.
- 5 sygnałów, że czas zmienić firmę sprzątającą
- Wypowiedzenie umowy firmie sprzątającej — 6 rzeczy do sprawdzenia przed wysłaniem pisma
- Plan przejęcia biura w 14 dni — dzień po dniu
- Co przekazać nowej firmie — lista przekazania biura
- 5 błędów przy zmianie firmy sprzątającej
- Jak przejmujemy biura w BOGOclean
- Najczęstsze pytania o zmianę firmy sprzątającej
- Sprawdź również inne usługi
W skrócie. Zmianę firmy sprzątającej planuje się od końca: najpierw data ostatniego serwisu starej firmy, dzień później pierwszy serwis nowej. Wypowiedzenie wysyłasz dopiero po sprawdzeniu okresu wypowiedzenia i klauzuli o automatycznym przedłużeniu. Przejęcie trwa 14 dni: wizja i lista pomieszczeń, zespół i koordynator, protokół kluczy i kodów, doczyszczanie na start. Lista 12 rzeczy do przekazania nowej firmie jest na końcu — do wydruku.
5 sygnałów, że czas zmienić firmę sprzątającą
Pojedyncza wpadka zdarza się każdej firmie. Powtarzalny wzorzec — nie. Jeśli rozpoznajesz co najmniej dwa z poniższych, problem nie zniknie po kolejnej rozmowie z handlowcem.
Potrzebujesz profesjonalnego sprzątania? Skontaktuj się z nami i otrzymaj ofertę w 24h.
Zapytaj o wycenęWypowiedzenie umowy firmie sprzątającej — 6 rzeczy do sprawdzenia przed wysłaniem pisma
Zanim cokolwiek wyślesz, przeczytaj własną umowę — to zdanie brzmi banalnie, ale większość problemów przy zmianie firmy bierze się z jednego z sześciu zapisów poniżej.
1. Okres i forma wypowiedzenia
Najczęściej 1–3 miesiące ze skutkiem na koniec miesiąca, w formie pisemnej (czasem „pod rygorem nieważności” — wtedy e-mail nie wystarczy). Sprawdź też, od kiedy liczy się termin: od doręczenia pisma czy od końca miesiąca, w którym je wysłałeś. Różnica to nawet cztery tygodnie.
2. Automatyczne przedłużenie
Umowy na czas określony często mają klauzulę, że bez wypowiedzenia na 30 lub 60 dni przed końcem przedłużają się na kolejny rok. To najczęstsza pułapka: biuro chce zmienić firmę w listopadzie, a odkrywa, że jest związane do grudnia następnego roku.
3. Ważny powód a zwykłe wypowiedzenie
Umowa na sprzątanie biura to z reguły umowa o świadczenie usług, do której stosuje się przepisy o zleceniu (art. 750 Kodeksu cywilnego). Można ją wypowiedzieć w każdym czasie (art. 746), ale wypowiedzenie bez ważnego powodu może rodzić obowiązek naprawienia szkody, a umowa zwykle określa własny termin. Ważny powód — na przykład powtarzające się, udokumentowane niewykonywanie usługi — to co innego. Dlatego reklamacje warto zgłaszać pisemnie i zbierać: to one później decydują, czy możesz rozstać się szybciej.
4. Klucze, karty, kody, piloty
Policz, ile kompletów kluczy i kart dostępu ma obecna firma, i wpisz do pisma termin ich zwrotu za protokołem. Po ostatnim serwisie zmień kody alarmu — nie dlatego, że komuś nie ufasz, tylko dlatego, że nie wiesz, ile osób je znało.
5. Sprzęt, dozowniki, zapasy
Dozowniki mydła i ręczników bywają własnością firmy sprzątającej (i pasują tylko do jej wkładów). Ustal, co zostaje, a co zabierają, żeby w pierwszy poniedziałek nowej firmy nie okazało się, że w toaletach nie ma na czym powiesić ręczników.
6. Ostatnia faktura i data graniczna
Wpisz w piśmie dokładną datę ostatniego serwisu. Nowa firma zaczyna następnego dnia — nie w „przyszłym tygodniu” ani „po przekazaniu”. Rozliczenie ostatniego miesiąca (proporcjonalne) i ewentualne kaucje też wpisz, żeby nie wracać do tematu w styczniu.
Wzór pisma jest prosty: numer i data umowy, oświadczenie o wypowiedzeniu z zachowaniem umownego terminu, data ostatniego serwisu, termin i sposób zwrotu kluczy, prośba o rozliczenie. Wysyłasz listem poleconym na adres z umowy i równolegle e-mailem do opiekuna. Artykuł ma charakter informacyjny — przy nietypowych zapisach (kary umowne, wyłączność, długi okres związania) warto pokazać umowę prawnikowi.
Plan przejęcia biura w 14 dni — dzień po dniu
Tak wygląda przejęcie biura po innej firmie w BOGOclean. Kolejność jest ważna: wypowiedzenie starej firmie wysyłasz dopiero wtedy, gdy nowa ma zaplanowany dzień startu — inaczej to Ty pilnujesz kalendarza, nie firma.
- Dzień 1–2Wizja lokalna i lista pomieszczeńNowa firma przechodzi biuro pokój po pokoju razem z Tobą: standard i częstotliwość dla każdego pomieszczenia, godziny dostępu, alarm, miejsca wrażliwe (serwerownia, archiwum, gabinety). Powstaje lista, która jest potem załącznikiem do umowy — i podstawą każdej reklamacji.
- Dzień 3Wycena i umowaWycena z zakresem, harmonogramem i tym, co jest w cenie (środki, sprzęt, zastępstwa, raport). Umowa z konkretnym dniem startu — dzień po ostatnim serwisie obecnej firmy. Dopiero teraz wysyłasz wypowiedzenie starej firmie, jeśli jeszcze tego nie zrobiłeś.
- Dzień 4–7Zespół i koordynatorFirma wybiera stały zespół do Twojego biura i planuje zastępstwa na urlopy i choroby. Dostajesz nazwiska, numer koordynatora i harmonogram: kto, w które dni, w jakich godzinach.
- Dzień 8–10Klucze, alarm, zasady obiektuProtokół przekazania kluczy i kart, kody alarmu, instruktaż BHP i regulamin budynku (winda towarowa, ochrona, parking, księga wejść). Zespół poznaje biuro przed pierwszym serwisem, nie w jego trakcie.
- Dzień 11–13Komunikacja i logistykaKrótka wiadomość do pracowników: od kiedy nowa firma, w jakich godzinach, do kogo zgłaszać uwagi. Dostawa środków i sprzętu, ustalenie pomieszczenia gospodarczego i dostępu do wody. Jeśli dozowniki odchodzą ze starą firmą — nowe wiszą przed startem.
- Dzień 14Ostatni serwis starej firmyOdbiór kluczy i kart za protokołem, sprawdzenie, co zostało zabrane. Zmiana kodów alarmu. Nowa firma ma już komplet własnych kluczy i kodów.
- Dzień 15Start: gruntowne doczyszczaniePierwszy serwis to nie „normalne sprzątanie”, tylko doczyszczenie podłóg, sanitariatów, kuchni i przeszkleń — to, co zaniedbała poprzednia firma. Nowy standard ma być widoczny rano pierwszego dnia, nie po miesiącu.
- Tydzień 3–4Kontrola i korektyKoordynator sprawdza jakość, zbiera uwagi od office managera i koryguje harmonogram. Po miesiącu krótkie podsumowanie: co działa, co zmieniamy. Raport po każdym serwisie od pierwszego dnia.
Jeśli okres wypowiedzenia jest długi (trzy miesiące), nie ma powodu, żeby czekać z wyborem nowej firmy do końca: wizję i umowę zamykasz na początku, a plan 14 dni uruchamiasz na ostatnie dwa tygodnie. W międzyczasie stara firma nadal ma obowiązek sprzątać w standardzie z umowy — i warto jej o tym pisemnie przypominać, bo w okresie wypowiedzenia jakość zwykle spada.
Piasek i brud działają na posadzkę jak papier ścierny. Regularne mycie maszynowe sprawia, że podłoga dłużej wygląda dobrze.
Sprawdź ofertęCo przekazać nowej firmie — lista przekazania biura
Dwanaście rzeczy, które nowa firma powinna dostać przed pierwszym serwisem. Większość mieści się na jednej stronie i zajmuje godzinę na wizji. To ta godzina decyduje, czy po zmianie reklamacje znikną, czy tylko zmienią adresata.
- 1. Lista pomieszczeń ze standardem i częstotliwością — co, jak często, co ma być gotowe na rano
- 2. Godziny dostępu i tryb serwisu — po godzinach, wcześnie rano czy serwis dzienny; dni tygodnia
- 3. Klucze, karty, piloty — ilość i protokół — ile kompletów, kto odbiera, kiedy zwrot
- 4. Kody alarmu i procedura uzbrajania — po ostatnim serwisie starej firmy — nowe kody
- 5. Strefy wrażliwe i ich zasady — serwerownia, archiwum, gabinety, dokumenty na biurkach
- 6. Odpady: segregacja, altana lub zsyp, kartony — kto wynosi, gdzie, jak często
- 7. Pomieszczenie gospodarcze i dostęp do wody — gdzie stoi sprzęt i środki, gdzie nalać wodę
- 8. Dozowniki i środki higieny — czyje, jakie wkłady, kto uzupełnia papier, mydło, ręczniki
- 9. Osoby kontaktowe po obu stronach — office manager ↔ koordynator, godziny i numer
- 10. Regulamin budynku — winda towarowa, ochrona, parking, księga wejść, godziny ciszy
- 11. Lista reklamacji do poprzedniej firmy — żeby te same problemy nie wróciły z nową
- 12. Daty: ostatni serwis starej, start nowej, doczyszczanie — wpisane w umowie, nie „w przyszłym tygodniu”
5 błędów przy zmianie firmy sprzątającej
1. Tydzień „przerwy technicznej”. Stara firma kończy w piątek, nowa zaczyna „od poniedziałku za tydzień”. Przez ten czas kosze wynosi office manager, a pracownicy zapamiętują właśnie ten tydzień. Daty w obu umowach mają się stykać: ostatni serwis i pierwszy serwis dzień po dniu.
2. Zmiana firmy bez zmiany standardu. Jeśli nowa firma dostaje tylko „sprzątajcie tak jak poprzednicy”, dostanie też te same reklamacje. Lista pomieszczeń ze standardem (punkt 1 na liście przekazania) to jedyny dokument, który z tego wyprowadza.
3. Wybór z oferty, bez wizji. Oferta na podstawie metrażu z e-maila to zgadywanie: nie wiadomo, ile jest sanitariatów, czy kuchnia jest jedna, czy trzy, i czy w piątki jest impreza firmowa. Firma, która wycenia bez wizji, będzie dopłaty dopisywać po fakcie.
4. Pracownicy dowiadują się od sprzątaczki. Krótka informacja od administracji — kto, od kiedy, do kogo z uwagami — oszczędza nowemu zespołowi tygodnia tłumaczeń przy drzwiach i buduje mu autorytet od pierwszego dnia.
5. Brak protokołu kluczy i kodów. Najczęstsze źródło nerwów po zmianie: nie wiadomo, ile kompletów kluczy jest „w obiegu” i kto zna kod. Protokół przy odbiorze od starej firmy, protokół przy przekazaniu nowej, zmiana kodów pomiędzy.
Jak przejmujemy biura w BOGOclean
Biura po innych firmach przejmujemy według planu wyżej: 14 dni, zero przerwy, doczyszczanie na start. Do biura przypisujemy stały zespół i koordynatora z jednym numerem telefonu, klucze i kody przejmujemy protokołem, a po każdym serwisie wysyłamy raport zdjęciowy. W stałej obsłudze mamy ponad 27 000 m² biur w Warszawie i okolicach — od kancelarii 80 m² po firmy na kilku piętrach. Wycena po bezpłatnej wizji, w 24 godziny; orientacyjne stawki są w cenniku sprzątania biur.
Przeprowadzasz się do nowego biura albo kończysz remont? Zobacz, jak przygotować sprzątanie po remoncie biura — to osobny serwis, który planujemy przed wprowadzeniem, nie w pierwszym tygodniu pracy.
FAQ
Najczęstsze pytania o zmianę firmy sprzątającej
Odpowiedzi z praktyki firmy, która od 2011 roku obsługuje biura w Warszawie. Artykuł ma charakter informacyjny i nie zastępuje porady prawnej.
Samo przejęcie planujemy w 14 dni: od wizji do pierwszego serwisu z doczyszczaniem. Cały proces trwa tyle, ile okres wypowiedzenia obecnej umowy — zwykle 1–3 miesiące. Warto więc wybrać nową firmę i podpisać umowę na początku okresu wypowiedzenia, a przejęcie zaplanować na jego ostatnie dwa tygodnie.
Może — na przykład od gruntownego doczyszczania albo od mycia okien i prania wykładzin, których poprzednia firma nie robiła. Płacenie dwóm firmom za to samo sprzątanie nie ma sensu, ale start dzień po ostatnim serwisie starej firmy jest normą i nie wymaga żadnej „nakładki”.
Klucze i karty odbierasz od starej firmy za protokołem w dniu jej ostatniego serwisu i tego samego dnia zmieniasz kody alarmu. Nowa firma dostaje własne komplety również za protokołem, a dostęp ma wyłącznie stały zespół przypisany do biura.
Nie powinna. Pierwszy serwis to gruntowne doczyszczanie, a zespół poznaje biuro przed startem, nie w jego trakcie. Jeśli po dwóch tygodniach standard jest niższy niż na wizji, to znak, że firma nie ma koordynatora ani kontroli jakości.
Nie — cykliczne mycie okien, pranie wykładzin czy maszynowe czyszczenie podłóg dopisuje się do jednej umowy jako usługi dodatkowe z własnym harmonogramem. Jeden koordynator, jedna faktura.
Wyślij je listem poleconym za potwierdzeniem odbioru na adres z umowy i równolegle e-mailem. Zachowaj dowód nadania; termin wypowiedzenia liczy się zgodnie z umową, a nie od momentu, w którym firma zechce odpisać.
Podstawa prawna: ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny — art. 746 i art. 750. Artykuł ma charakter informacyjny i nie zastępuje porady prawnej; o skutkach wypowiedzenia konkretnej umowy decydują jej zapisy.
Zobacz też: jak kontrolować jakość sprzątania, jak obniżyć koszty sprzątania i ile kosztuje sprzątanie biura w Warszawie.
Autor: Michał Budnik — właściciel BOGOclean, od 2011 roku prowadzi firmę sprzątającą z Warszawy, która obsługuje ponad 300 obiektów: biura, osiedla, hale i szkoły.