Kontrola jakości sprzątania biura: 12 miejsc do sprawdzenia i jak rozliczać firmę sprzątającą

Kancelaria na Mokotowie zmieniała firmę sprzątającą co pół roku. Co chwilę przychodziła nowa osoba, która nie wiedziała, że sala konferencyjna po spotkaniach ma być gotowa na rano. Sama zmiana firmy nie pomagała, bo za każdym razem brakowało tego samego: spisanej listy obowiązków i jednej osoby, której zgłasza się uwagi.

Gdy przejęliśmy to biuro, zaczęliśmy od listy obowiązków dla każdego pomieszczenia i jednego numeru do koordynatora. Do tego stały dwuosobowy zespół, polerowanie kamiennej posadzki raz w miesiącu i cykliczne pranie wykładziny w recepcji. Efekt: kolejne miesiące bez reklamacji i biuro gotowe przed pierwszym spotkaniem. Niżej opisuję, jak sprawdzać sprzątanie po swojej stronie — także wtedy, gdy Twoje biuro obsługuje inna firma.

Porównaj biuro ze spisanym zakresem, a nie z ogólnym wrażeniem. Raz w tygodniu przejdź po 12 miejscach, w których zaniedbania widać najszybciej: toalety, kuchnia, kosze, podłogi pod biurkami, parapety, sala spotkań i wejście. Każdą uwagę zapisz ze zdjęciem, miejscem i godziną, zgłoś koordynatorowi, a raz w miesiącu sprawdź, czy uwagi się powtarzają.

Bez spisanego zakresu kontrola zamienia się w spór o odczucia. Office manager widzi kurz na parapecie, ekipa odpowiada, że parapety są „raz w tygodniu”, i obie strony mają trochę racji. Lista pomieszczeń z czynnościami i częstotliwością kończy taką rozmowę, zanim się zacznie. Jak wygląda taki zakres i karta kontroli, pokazujemy we wpisie o dokumentach, na których pracuje dobra firma sprzątająca.

Lista jest ułożona tak, jak zwykle przechodzi się przez biuro: od wejścia do sali spotkań. Kolumna „jak często” pokazuje rytm, w jakim te prace robimy w typowym biurze. Pełną tabelę według liczby osób znajdziesz w poradniku jak często sprzątać biuro.

Obchód najlepiej zrobić rano, zanim biuro się zapełni. Wtedy widać efekt wieczornego serwisu, a nie ślady pierwszej kawy. Uwagi zapisuj w jednym miejscu: data, miejsce, zdjęcie. Po miesiącu zobaczysz, czy problem był jednorazowy, czy wraca co tydzień.

W pierwszym miesiącu współpracy sprawdzaj biuro po każdym serwisie albo co kilka dni, bo wtedy ustala się standard i poprawia zakres. Później wystarczy krótki obchód raz w tygodniu i przegląd raportu raz w miesiącu. Pełny obchód z koordynatorem warto zrobić po każdej zmianie zakresu albo wtedy, gdy ta sama uwaga wraca.

U nas po pierwszym miesiącu i pierwszym raporcie korygujemy harmonogram: dokładamy to, co wraca w uwagach, i zdejmujemy to, czego biuro nie potrzebuje tak często. Dzięki temu nie płacisz za czynności „na zapas”, a miejsca, które się szybko brudzą, dostają więcej uwagi.

Karta kontroli to lista stref z kolumnami „wykonano” i „uwagi”, z datą i godziną serwisu, imieniem osoby, która sprzątała, oraz datą i podpisem koordynatora po kontroli. Raport miesięczny zbiera wykonane prace, zgłoszenia i poprawki. Prace okresowe, takie jak mycie okien czy pranie wykładzin, warto mieć potwierdzone zdjęciami z datą.

U nas ekipa wypełnia kartę po każdym serwisie. Karta zostaje w biurze albo przychodzi mailem do osoby, która po Twojej stronie pilnuje sprzątania. Zdjęcia z datą robimy przy pracach okresowych, a raz w miesiącu dostajesz raport z trzema częściami: co zrobiliśmy, co zgłosiłeś i co poprawiliśmy. W biurowcach zarządca dostaje raport zdjęciowy po serwisie.

Gotową kartę na cały miesiąc — dla biura, kuchni albo sanitariatu — wydrukujesz z naszego generatora karty kontroli czystości. Możesz z niej korzystać także wtedy, gdy sprząta u Ciebie inna firma.

Wystarczy pięć: liczba uwag w miesiącu i to, czy się powtarzają, czas odpowiedzi na zgłoszenie, czas do poprawki, terminowość prac okresowych z harmonogramu oraz braki mydła, papieru i ręczników. Wszystkie policzysz z karty kontroli, raportu firmy i własnych notatek, bez kupowania osobnego systemu i bez codziennego pilnowania ekipy.

W firmach zarządzających dużymi budynkami takie wskaźniki nazywa się KPI. W biurze wystarczy ich prosta wersja:

Uwagi zbiera jedna osoba po stronie biura i przekazuje je jednej osobie po stronie firmy — koordynatorowi, a nie osobie sprzątającej. Zgłoszenie powinno mieć miejsce, zdjęcie i godzinę. U nas koordynator w dni robocze odpowiada w ciągu godziny, a poprawka jest tego samego dnia, bez czekania na kolejny serwis.

Szybka reakcja na uwagi to coś, co klienci zauważają najbardziej. Pracownia architektoniczna Kowalczyk Architekci napisała w referencjach, że „firma reagowała na nasze potrzeby i uwagi w sposób szybki i elastyczny”. Więcej listów od klientów znajdziesz na stronie realizacje.

Rozliczaj firmę z zakresu, który jest załącznikiem do umowy, a nie z ogólnego „ma być czysto”. Co miesiąc porównaj fakturę z raportem: czy prace okresowe zostały zrobione w terminie, czy uwagi poprawiono i czy prace dodatkowe były zlecone przed wykonaniem. Wtedy rozmowa o jakości opiera się na faktach, a nie na wrażeniach.

Co warto mieć na piśmie, zanim pojawi się pierwsza uwaga:

Jeśli te same uwagi wracają mimo zgłoszeń, poproś o spotkanie i plan poprawy na piśmie — z terminem i sposobem sprawdzenia. Dopiero gdy to nie działa, szukaj nowej firmy. Jak przejąć sprzątanie bez dnia przerwy, opisujemy we wpisie zmiana firmy sprzątającej w biurze, a jak zestawić nowe oferty — w poradniku jak porównać oferty firm sprzątających.

Chcesz zobaczyć, jak wyglądałaby lista obowiązków i karta kontroli dla Twojego biura? Na bezpłatnej wizji przejdziemy biuro pomieszczenie po pomieszczeniu, a ofertę z zakresem i harmonogramem wyślemy w 24 godziny od oględzin. Opisz biuro w formularzu — w dni robocze oddzwaniamy w ciągu godziny.

Zobacz też: stałe sprzątanie biur w Warszawie, 10 pytań przed podpisaniem umowy z firmą sprzątającą, ile kosztuje sprzątanie biura i generator harmonogramu sprzątania.

Autor: Michał Budnik — właściciel BOGOclean, od 2011 roku prowadzi firmę sprzątającą z Warszawy, która obsługuje ponad 300 obiektów: biura, osiedla, hale, szkoły i wydarzenia.