Zdanie obiektu po evencie — jak nie stracić kaucji przez sprzątanie

Umowa najmu sali ma zwykle dwie liczby, które organizator zapamiętuje dopiero wtedy, gdy jest za późno: godzinę zdania obiektu i wysokość kaucji.

Event kończy się o drugiej w nocy. Obiekt trzeba oddać o ósmej rano, bo o dziewiątej wchodzi kolejny najemca. Pomiędzy tymi dwiema godzinami ktoś musi złożyć technikę, wywieźć dekoracje, zdemontować scenę i doprowadzić salę do stanu z protokołu przekazania. W tym czasie na podłodze jest rozlane wino, na posadzce wosk ze świec, a na parkiecie ślady po taśmie montażowej, którą ekipa techniczna kleiła kable.

Sprzątanie jest ostatnią pozycją w budżecie eventu i pierwszą, która psuje relację z obiektem.

Od 2011 roku obsługujemy wydarzenia w Warszawie — od gal w zabytkowych wnętrzach po inauguracje i imprezy firmowe. Ten tekst jest o tym, co dzieje się między ostatnim gościem a podpisem pod protokołem odbioru.

Zanim zaplanujesz sprzątanie, przeczytaj trzy zapisy. Prawie zawsze tam są i prawie nigdy nikt na nie nie patrzy przed imprezą.

Godzina zdania obiektu. Nie „następnego dnia”, tylko konkretna godzina. Przekroczenie oznacza zwykle naliczenie kolejnej doby najmu albo stawki godzinowej — a te w dobrych obiektach są wysokie.

Stan, w jakim obiekt ma zostać oddany. Standardowy zapis brzmi „w stanie niepogorszonym” albo „w stanie, w jakim został przekazany”. To nie jest to samo co „posprzątany”. Jeśli przy przekazaniu sala była umyta, to oddajesz ją umytą — nie zamiecioną.

Zakres kaucji. Kaucja nie zabezpiecza wyłącznie zniszczeń. W większości umów pokrywa też koszty doprowadzenia obiektu do stanu umownego, jeśli najemca tego nie zrobił. Obiekt wynajmie wtedy własną ekipę po swoich stawkach i potrąci to z Twoich pieniędzy.

Warto też sprawdzić, czy umowa wymienia wywóz odpadów. Przy evencie na dwieście osób z cateringiem powstaje kilkanaście worków śmieci i stos kartonów. Część obiektów nie pozwala zostawić ich w swoich kontenerach.

Najczęstszy błąd w planowaniu to założenie, że ekipa sprzątająca wchodzi od razu po ostatnim gościu. Nie wchodzi — bo w sali jest jeszcze technika, catering i dekoratorzy.

Realna kolejność wygląda tak:

Przy sali na 200 osób samo sprzątanie to zwykle 3–5 godzin pracy kilkuosobowej ekipy, licząc salę, zaplecze, sanitariaty i ciągi komunikacyjne. Jeśli w grę wchodzi doczyszczanie maszynowe posadzki albo usuwanie trudnych plam — więcej.

Policz to od końca. Jeśli obiekt ma być zdany o ósmej, ekipa musi zacząć najpóźniej o trzeciej, a to znaczy, że technika ma skończyć o drugiej. Jeśli ten łańcuch się nie domyka, nie domknie się też termin.

Zwykły brud po imprezie schodzi. Problemem są trzy rzeczy, które przy złym potraktowaniu zostają na stałe — i to one trafiają do protokołu.

Czerwone wino na jasnej posadzce i wykładzinie. Im dłużej stoi, tym głębiej wchodzi. Na wykładzinie po kilku godzinach barwnik wiąże się z włóknem i zwykłe pranie już go nie wyciągnie. Zasada jest prosta: plamy zbiera się w trakcie imprezy, nie po niej.

Wosk ze świec. Na kamieniu, lastryko i parkiecie stygnie i wtapia się w mikropory. Zeskrobany na siłę zostawia rysę, która jest gorsza niż plama. Wosk zdejmuje się na ciepło, powoli, odpowiednim rozpuszczalnikiem dobranym do materiału — i to jest zadanie na kilkadziesiąt minut, nie na pięć.

Taśma montażowa i ślady po gumie. Technika klei kable do podłogi, a dekoratorzy mocują elementy do ścian. Taśma zrywana po ośmiu godzinach zabiera ze sobą warstwę lakieru albo farby. To najczęstsza przyczyna realnych uszkodzeń zgłaszanych przez obiekty.

Przy wnętrzach zabytkowych i posadzkach kamiennych dochodzi jeszcze jedna zasada: żadnej chemii „uniwersalnej”. Silnie alkaliczny preparat zmatowi marmur i lastryko w kilka minut, a odnowienie takiej powierzchni kosztuje wielokrotnie więcej niż cała obsługa eventu.

Protokół odbioru rzadko jest szczegółowy, ale osoba, która przychodzi odebrać salę, zawsze patrzy na te same miejsca. Przejdź je sam, zanim przyjdzie.

Największe opóźnienia nie biorą się z brudu, tylko z niejasności. O trzeciej w nocy nie ma czasu na ustalanie, czyj jest karton po dekoracjach.

Rozpisz przed eventem cztery role:

Catering — zastawa, bary, resztki jedzenia, worki po produktach, swoje kartony. Technika — kable, taśmy, konstrukcje, opakowania po sprzęcie, demontaż do określonej godziny. Dekoratorzy — kwiaty, tkaniny, elementy scenograficzne, wywóz własnych odpadów. Firma sprzątająca — wszystko, co zostaje po tej trójce, plus sanitariaty, posadzki, szkło i teren zewnętrzny.

Jedno zdanie w mailu do wszystkich podwykonawców, z godzinami, oszczędza średnio godzinę nocnej pracy. Sprawdziliśmy to na tylu imprezach, że traktujemy to już jako standardowy punkt rozmowy przed wydarzeniem.

Najskuteczniejszy sposób na szybkie zdanie obiektu nie polega na szybszym sprzątaniu po imprezie. Polega na tym, żeby po imprezie zostało mniej do zrobienia.

Serwis w trakcie wydarzenia to zwykle jedna lub dwie osoby, które przez cały czas trwania imprezy robią rzeczy niewidoczne dla gości: utrzymują sanitariaty, zbierają szkło, reagują na rozlane napoje w ciągu kilku minut od zdarzenia, opróżniają kosze, pilnują wejścia.

Koszt takiej obsługi jest ułamkiem kosztu całego eventu. Efekt jest podwójny: goście mają czysto przez cały wieczór, a nocne sprzątanie skraca się nawet o połowę, bo plamy nie zdążyły wejść w materiał. Przy naszej obsłudze eventów to najczęściej rekomendowany wariant — i najczęściej ten, który ratuje termin zdania obiektu.

Zrób to raz, na kartce, na tydzień przed imprezą. Liczy się tylko jedno: żeby każdy etap miał godzinę i nazwisko.

Ten ostatni wiersz jest ważniejszy, niż wygląda. Obchód godzinę przed zdaniem daje czas na poprawkę. Obchód w momencie zdania daje tylko wiedzę o tym, czego już nie zdążysz naprawić.

Przy budżetowaniu eventu sprzątanie jest zwykle tą pozycją, na której próbuje się przyciąć. Trzy najczęstsze sposoby i to, czym się kończą.

„Posprzątamy sami, mamy ludzi z firmy.” Kilkanaście osób po ośmiu godzinach pracy przy evencie, o drugiej w nocy, bez sprzętu i bez chemii dobranej do nawierzchni. Praktyka jest zawsze ta sama: do czwartej nad ranem zrobione jest sześćdziesiąt procent, nikt już nie ma siły, a o ósmej przychodzi obiekt. Najdroższy wariant z możliwych, bo kończy się kaucją i zepsutą relacją z miejscem, do którego pewnie wrócisz.

„Obiekt ma własną ekipę, niech oni to zrobią.” Mają i zrobią — tylko według własnej stawki, zwykle nienegocjowanej i naliczonej po fakcie, bo dowiadujesz się o niej z potrącenia. Jeśli obiekt oferuje sprzątanie w pakiecie, zapytaj przed podpisaniem umowy, co dokładnie obejmuje. W większości przypadków jest to sprzątanie standardowe, bez trudnych plam, bez doczyszczania maszynowego i bez wywozu odpadów po cateringu.

„Wystarczy jedna osoba, to tylko sto osób.” Sto osób przy koktajlu generuje mniej pracy niż sto osób przy kolacji zasiadanej z barem. Liczy się nie liczba gości, tylko formuła wydarzenia, metraż i rodzaj posadzki. Jedna osoba na salę 400 m² z parkietem i barem to nie oszczędność, tylko przesunięcie problemu na godzinę szóstą rano.

Realna oszczędność jest gdzie indziej: w serwisie w trakcie, który skraca nocną zmianę, i w dobrze rozpisanych rolach podwykonawców, które eliminują przestoje. Obie rzeczy nic nie kosztują poza kwadransem rozmowy przed imprezą.

Obsługujemy gale, konferencje, targi, inauguracje i imprezy firmowe w Warszawie i okolicach — przed wydarzeniem, w trakcie i po nim. Powiedzcie, kiedy i gdzie, a rozpiszemy harmonogram tak, żeby zdanie obiektu nie było najbardziej stresującym punktem całego projektu.

Zobacz też: ile kosztuje sprzątanie po imprezie firmowej, 7 kroków do czystego eventu i nasze realizacje.

Autor: Michał Budnik — właściciel BOGOclean, od 2011 roku prowadzi firmę sprzątającą z Warszawy, która obsługuje ponad 300 obiektów: osiedla, biura, hale, szkoły, salony samochodowe i wydarzenia.